Yksinyrittäjän puhelinopas: jokainen soitto on tärkeä

Takaisin blogiin

Yksinyrittäjyydessä on paljon hyvää. Vapaus päättää omasta ajankäytöstä, suora yhteys asiakkaisiin ja se, että onnistumiset ovat kokonaan omiasi. Mutta rakenne tuo myös yhden käytännön haasteen, jota on vaikea kiertää: kun et ehdi, kukaan ei ehdi.

Tämä opas on kirjoitettu yksinyrittäjälle, joka haluaa pitää asiakaspalvelun kunnossa ilman että se vie kaiken huomion itse työltä.

Sinä olet koko yritys

Isoissa yrityksissä puhelut ohjautuvat vastaanottoon. Ketjulla on aina joku tavoitettavissa. Sinulla ei. Kun olet tapaamisessa, teet työtä tai pidät tauon, puhelin soi eikä siihen vastata.

Tämä on yksi niistä harvoista tilanteista, joissa yksinyrittäjän rakenne on käytännössä heikompi kuin ison yrityksen. Ei sen vuoksi, ettet olisi hyvä työssäsi, vaan siksi, että samaan aikaan ei voi olla kahdessa paikassa.

Uusi asiakas ei odota

Vanhat asiakkaat tietävät miten toimit. He soittavat uudelleen, lähettävät viestin tai odottavat takaisinsoittoa. Heillä on jo suhde sinuun.

Uusi asiakas on eri asia. Hän soittaa, koska tarvitsee jotain nyt. Hänellä ei ole vielä kokemusta sinusta eikä syytä odottaa. Jos vastausta ei tule, hän soittaa seuraavalle. Hakutulossivulla on yleensä useampi vaihtoehto.

Uudet asiakkaat ovat niitä, joiden varassa yritys kasvaa. Menetetty vastaamaton puhelu ei näy missään kirjanpidossa, mutta se maksaa silti.

Milloin puhelu menee ohi

Yksinyrittäjällä puhelut menevät ohi tyypillisesti samoissa tilanteissa, viikosta toiseen:

• Olet tapaamisessa asiakkaan luona
• Teet työtä, joka vaatii molempia käsiä tai täyden keskittymisen
• Olet lounaalla tai tauolla
• Ajat seuraavaan kohteeseen
• Soitto tulee illalla tai viikonloppuna, kun et enää ole "töissä"

Jokainen näistä tilanteista toistuu viikoittain. Jokainen on mahdollinen menetetty tilaus tai uusi asiakas, joka ei koskaan palaa.

Sihteerin palkkaaminen ei ole ratkaisu

Toimistohenkilön palkkaaminen maksaa työnantajakuluineen helposti yli 3 000 euroa kuukaudessa. Se on summa, jota harvalla yksinyrittäjällä on katteessa pelkälle puhelimen vastaamiselle.

Ulkoistettu puhelinpalvelu tarkoittaa ihmistä, joka vastaa puheluihin yrityksesi nimissä. Se on kalliimpi kuin tekoälyvastaaja eikä tunne yritystäsi tai toimialaasi. Vaihtoehtojen vertailun löydät erillisestä artikkelista.

Ratkaisu ei ole olla enemmän tavoitettavissa

Yksinyrittäjä, joka yrittää vastata kaikkiin puheluihin reaaliajassa, tekee töitä puhelin kädessä eikä siihen mitä on tekemässä. Se ei toimi pitkään, eikä sen pidäkään.

Ratkaisu on varmistaa, että puhelu vastaanotetaan silloinkin kun et itse ehdi. Älykäs vastaaja ottaa puhelun vastaan, käy luontevan keskustelun ja kerää asiakkaan tiedot. Saat yhteenvedon sähköpostiin ja soitat takaisin silloin kun sinulle sopii. Asiakas ei jää tyhjälle linjalle.

Käytännössä näin se toimii

Soitonsiirto aktivoituu automaattisesti, kun et vastaa tiettyyn soittomäärään mennessä. Normaalisti hoidat puhelut itse kuten ennenkin. Tekoäly astuu kuvaan vain silloin kun et ehdi.

Et tarvitse uusia laitteita, sovelluksia tai laitehankintoja. Käyttöönotto onnistuu yhdellä lyhytkoodilla puhelimestasi. Oma numerosi säilyy.

Kun sinulla on sopiva hetki ja avaat sähköpostin, näet valmiina listan: kuka soitti, mitä halusi ja mihin pitää soittaa takaisin. Yhtään puhelua ei ole mennyt ohi kirjaamatta.