Puheluruuhka ja aukioloajat – näin Puhebotti auttaa
Maanantaiaamut, kiireiset kampanjapäivät ja aukioloaikojen ulkopuoli: Puhebotti vastaa kaikkiin puheluihin silloinkin, kun et itse pysty.
Miksi puheluruuhka on ongelma?
Kiireisinä hetkinä puhelin voi soida nonstop, mutta kädet ovat jo täynnä työtä. Jokainen vastaamaton soitto on potentiaalinen asiakas, joka soittaa seuraavaksi kilpailijalle. Puhebotti ratkaisee tämän vastaamalla jokaiseen puheluun heti.
Milloin puheluruuhkaa tyypillisesti esiintyy?
Maanantaiaamut
Viikonlopun aikana kertyneet yhteydenottopyynnöt purkautuvat usein maanantaina klo 8-10 välillä.
Kampanjat ja tarjoukset
Markkinointikampanja tuo puhelu-piikin. Puhebotti skaalautuu automaattisesti, vaikka soittoja olisi kymmeniä.
Aukioloaikojen ulkopuoli
Asiakkaat soittavat myös iltaisin, öisin ja viikonloppuisin. Puhebotti on aina paikalla.
Henkilöstövajeet
Loma-ajat, sairaslomat tai kiireinen projekti: Puhebotti paikkaa ja pitää asiakaspalvelun toiminnassa.
Kaksi tapaa käyttää Puhebottia ruuhkien hallintaan
1. Aukioloaikojen ulkopuolinen soitonsiirto
Yleisin tapa: aukioloaikoina puhelut tulevat normaalisti tiimillesi. Kun toimisto sulkeutuu, aktivoit soitonsiirron Puhebotille. Aamulla deaktivoit siirron ja Puhebotin yhteenvedot odottavat sähköpostissasi.
Näin aktivoit: Ota soitonsiirto käyttöön puhelimestasi töiden päätteeksi koodilla **61*041XXXXXXX# (vastaamattomiin) tai **21*041XXXXXXX# (kaikki puhelut). Poista aamulla: ##002#
2. Jatkuva taustapäivystys
Puhebotti on aina päällä. Kun tiimisi vastaa, Puhebotti ei tee mitään. Kun puhelin ei vastaa (varattuna, ei tavoiteta tai ei vastata), Puhebotti astuu kuvaan automaattisesti. Asiakas saa aina vastauksen.
Miten soitonsiirto aktivoidaan aukioloaikojen mukaan?
Yksinkertaisin tapa on manuaalinen aktivointi päivän alussa ja lopussa. Monet asiakkaamme tekevät tämän rutiininomaisesti osana päivän aloitus- ja lopetusrutiinia.
Jos haluat automatisoida tämän, se onnistuu operaattorin aikaperustaisella ohjauksella tai erillisellä puhelinvaihdejärjestelmällä. Autamme tarvittaessa.
Kysyttävää? Soita 041 400 0700 ja Puhebotti ottaa yhteystietosi, tai kirjoita [email protected].
Usein kysytyt kysymykset
-
Puhebotti vastaa heti, ilman jonotusaikaa. Se voi hoitaa useita puheluja samanaikaisesti, joten ruuhka ei kaada palvelua.
-
Automaattinen ajastus onnistuu operaattorin aikaperustaisella ohjauksella tai erillisellä puhelinvaihdejärjestelmällä. Yksinkertaisin tapa on aktivoida siirto manuaalisesti päivän päätteeksi ja poistaa aamulla.
-
Puhebotti esittelee itsensä normaalisti yrityksen nimellä ja kertoo olevansa digitaalinen assistentti. Keskustelu on luontevaa ja asiallista. Asiakas saa aina vastauksen, mikä on tärkeintä.
-
Puhebotti kirjaa asian kiireellisyyden yhteenvetoon. Voit asettaa hälytyksen tietyistä avainsanoista tai merkinnöistä, jotta näet kiireelliset asiat heti. Voimme myös konfiguroida Puhebotin ohjaamaan kiireelliset puhelut suoraan sinulle soittoaikana.