Mitä tapahtuu, kun Puhebotti vastaa puheluun?

Takaisin blogiin

Ensimmäiset sekunnit

Kun puhelu ohjautuu Puhebotille, asiakas kuulee selkeän suomenkielisen äänen. Puhebotti esittäytyy yrityksen nimellä, kertoo olevansa tekoälyavustaja ja ilmoittaa, että puhelu tallentuu. Avoimuus on osa palvelua: asiakas tietää aina, kenen kanssa puhuu.

Äänessä ei ole robottimaista koneääntä. Se on luonteva, rauhallinen ja selkeä.

Miten keskustelu etenee?

Puhebotti ei kysy kaikkea kerralla. Se etenee askel kerrallaan: yksi kysymys, vastaus, seuraava kysymys. Esimerkki siivousyritykselle saattaa näyttää tältä:

• Puhebotti: "Hei, tämä on [yrityksen nimi] tekoälyavustaja. Kerro, miten voin auttaa?"
• Asiakas: "Haluaisin muuttosiivouksen."
• Puhebotti: "Selvä. Missä osoitteessa kohde sijaitsee?"
• Asiakas vastaa.
• Puhebotti: "Entä milloin siivous olisi tarpeen?"

Jokainen vastaus ohjaa seuraavaa kysymystä. Puhebotti ei lue listaa läpi mekaanisesti, vaan reagoi siihen, mitä asiakas sanoo.

Mitä jos asiakas sanoo jotain epäselvää?

Puhebotti pyytää tarkennusta. Jos asiakas puhuu epäselvästi tai sanoo jotain odottamatonta, Puhebotti kysyy uudestaan eri tavalla. Se ei jumitu eikä katkaise puhelua.

Asiakas voi myös korjata vastauksensa kesken kaiken: "Ei se osoite ollutkaan oikea, se on..." ja Puhebotti päivittää tiedot. Keskustelu on kaksisuuntainen.

Voiko Puhebotti vastata kysymyksiin?

Kyllä, perusasioihin. Puhebotti voi kertoa aukioloajat, palveluvalikoiman, sijainnin tai hintatason, jos nämä on räätälöity sille käyttöönottovaiheessa. Se ei keksi vastauksia. Jos jokin asia on sen tietopohjan ulkopuolella, se kertoo sen rehellisesti ja pyytää yhteystiedot, jotta oikea ihminen voi vastata myöhemmin.

Miten puhelu päättyy?

Kun Puhebotti on saanut tarvittavat tiedot, se kertoo asiakkaalle, mitä seuraavaksi tapahtuu: "Välitän tiedot yritykselle, ja he ottavat sinuun yhteyttä." Selkeä lopetus. Asiakas ei jää epätietoisuuteen siitä, tapahtuuko mitään.

Mitä yrittäjä saa puhelun jälkeen?

Heti puhelun päätyttyä yrittäjä saa sähköpostiinsa selkeän yhteenvedon:

• Soittajan nimi ja puhelinnumero
• Asia tiivistettynä (esim. "Muuttosiivous, noin 80 m², Helsinki, toivoo ensi viikkoa")
• Puhelun ajankohta

Ei enää epäselviä puhepostiviestejä. Ei käsinkirjoitettuja soittopyyntöjä. Tiedot ovat valmiina, kun soitat takaisin.

Soittaako Puhebotti takaisin?

Pääsääntöisesti Puhebotti vastaanottaa puhelut, mutta ei tee lähteviä soittoja. Tietyissä tapauksissa takaisinsoitto on mahdollinen, mutta se vaatii aina luvan soitettavalta. Puhebotti hoitaa ensikontaktin ja kerää tiedot valmiiksi, jotta takaisinsoitto on tehokas: tiedät jo ennen soittamista, mitä asiakas haluaa ja milloin se sopii.

Miksi useimmat asiakkaat suhtautuvat siihen myönteisesti?

Koska vaihtoehtona on yleensä se, ettei kukaan vastaa. Tyhjä linja tai puhepostilaatikko ei palvele asiakasta. Puhebotti vastaa heti, kysyy oikeat kysymykset ja jättää asiakkaalle tunteen, että asia on hoidossa.

Asiakas ei odota lomaansa, ei soita uudelleen kolme kertaa, ei etsi kilpailijaa. Hän jättää tiedot ja odottaa yhteydenottoa.