Samtalstoppar och öppettider - så här hjälper Puhebotti
Måndagsmorgnar, hektiska kampanjdagar och tid utanför öppettiderna: Puhebotti svarar på alla samtal även när du själv inte kan.
Varför är en samtalstopp ett problem?
Under hektiska stunder kan telefonen ringa oavbrutet samtidigt som händerna redan är fulla med arbete. Varje missat samtal är en potentiell kund som ringer en konkurrent istället. Puhebotti löser detta genom att svara på varje samtal direkt.
När uppstår en samtalstopp vanligtvis?
Måndagsmorgnar
Kontaktförfrågningar som samlas under helgen utlöses ofta på måndagar mellan kl. 8 och 10.
Kampanjer och erbjudanden
En marknadsföringskampanj ger en samtalstopp. Puhebotti skalar automatiskt, även med dussintals samtal på en gång.
Utanför öppettiderna
Kunder ringer även på kvällar, nätter och helger. Puhebotti finns alltid där.
Personalbrist
Semestertider, sjukfrånvaro eller ett hektiskt projekt: Puhebotti fyller luckan och håller kundservicen igång.
Två sätt att använda Puhebotti för att hantera samtalstoppar
1. Vidarekoppling utanför öppettiderna
Det vanligaste sättet: under öppettiderna kommer samtalen normalt till ditt team. När kontoret stänger aktiverar du vidarekopplingen till Puhebotti. På morgonen avaktiverar du den, och Puhebottis sammanfattningar väntar i din e-post.
Så här aktiverar du: Aktivera vidarekoppling från din telefon vid arbetsdagens slut med koden **61*041XXXXXXX# (obesvarade samtal) eller **21*041XXXXXXX# (alla samtal). Ta bort den på morgonen: ##002#
2. Kontinuerlig bakgrundsbevakning
Puhebotti är alltid på. När ditt team svarar gör Puhebotti ingenting. När telefonen inte besvaras (upptagen, ej nåbar eller inget svar) träder Puhebotti automatiskt in. Kunden får alltid ett svar.
Hur aktiveras vidarekoppling utifrån öppettiderna?
Det enklaste sättet är manuell aktivering vid dagens början och slut. Många av våra kunder gör detta rutinmässigt som en del av öppnings- och stängningsrutinen.
Om du vill automatisera detta går det med operatörens tidsbaserade styrning eller ett separat telefonväxelsystem. Vi hjälper gärna till vid behov.
Har du frågor? Ring 041 400 0700 så tar Puhebotti emot dina uppgifter, eller skriv till [email protected].
Vanliga frågor
-
Puhebotti svarar direkt, utan väntetid. Den kan hantera flera samtal samtidigt, så en topp överbelastar inte tjänsten.
-
Automatisk schemaläggning går att göra med operatörens tidsbaserade styrning eller ett separat telefonväxelsystem. Det enklaste sättet är att aktivera vidarekopplingen manuellt vid dagens slut och ta bort den på morgonen.
-
Puhebotti presenterar sig normalt med företagets namn och berättar att den är en digital assistent. Samtalet är naturligt och sakligt. Kunden får alltid ett svar, vilket är det viktigaste.
-
Puhebotti noterar brådskan i sammanfattningen. Du kan ställa in en avisering för specifika nyckelord eller markeringar så att du ser brådskande ärenden direkt. Vi kan även konfigurera Puhebotti så att den kopplar brådskande samtal direkt till dig under samtalstid.