Soloföretagarens telefonguide: varje samtal är viktigt

Tillbaka till bloggen

Det finns mycket att gilla med att jobba som soloföretagare. Frihet att bestämma över sin egen tid, direkt kontakt med kunderna och det att framgångarna helt är dina egna. Men strukturen medför också en praktisk utmaning som är svår att undvika: när du inte hinner, hinner ingen.

Den här guiden är skriven för soloföretagaren som vill hålla kundservicen i skick utan att det tar all uppmärksamhet från själva arbetet.

Du är hela företaget

I stora företag styrs samtal till receptionen. Kedjan har alltid någon tillgänglig. Du har inte det. När du är på möte, jobbar eller tar en paus, ringer telefonen och ingen svarar.

Det här är en av de sällsynta situationer där soloföretagarens struktur i praktiken är svagare än ett stort företags. Inte för att du inte är bra på ditt jobb, utan för att man inte kan vara på två ställen samtidigt.

En ny kund väntar inte

Gamla kunder vet hur du jobbar. De ringer igen, skickar ett meddelande eller väntar på återuppringning. De har redan en relation till dig.

En ny kund är en annan sak. Hen ringer för att hen behöver något nu. Hen har ingen erfarenhet av dig ännu och ingen anledning att vänta. Om inget svar kommer ringer hen nästa alternativ. Sökresultatsidan har oftast fler att välja mellan.

Nya kunder är de som företaget växer genom. Ett missat samtal som ingen märker syns inte i någon bokföring, men det kostar ändå. Läs mer om vad det egentligen kostar i vår blogg.

När samtal går förlorade

Hos soloföretagaren går samtal typiskt förlorade i samma situationer, vecka efter vecka:

• Du är på möte hos en kund
• Du gör arbete som kräver båda händerna eller full koncentration
• Du äter lunch eller tar paus
• Du kör till nästa objekt
• Samtalet kommer på kvällen eller helgen, när du inte längre är "på jobbet"

Var och en av dessa situationer återkommer varje vecka. Var och en är en potentiell förlorad beställning eller en ny kund som aldrig kommer tillbaka.

Att anställa en sekreterare är ingen lösning

Att anställa kontorspersonal kostar lätt över 3 000 euro i månaden med arbetsgivarkostnader inräknade. Det är en summa få soloföretagare har täckning för bara för att svara i telefon.

En utlokaliserad telefonservice innebär en person som svarar i telefon i ditt företags namn. Det är dyrare än en AI-telefonsvarare och personen känner inte till ditt företag eller din bransch. En fullständig jämförelse av alternativen hittar du i en separat artikel.

Lösningen är inte att vara mer tillgänglig

En soloföretagare som försöker svara på alla samtal i realtid jobbar med telefonen i handen istället för med det hen egentligen ska göra. Det fungerar inte i längden, och det ska det inte heller behöva göra.

Lösningen är att se till att samtalet tas emot även när du själv inte hinner. En smart telefonsvarare tar emot samtalet, för ett naturligt samtal och samlar in kundens uppgifter. Du får en sammanfattning till din e-post och ringer tillbaka när det passar dig. Kunden blir aldrig stående på en tom linje.

Så här fungerar det i praktiken

Vidarekopplingen aktiveras automatiskt när du inte svarar inom ett visst antal signaler. Normalt sköter du samtalen själv precis som förut. AI träder in bara när du inte hinner.

Du behöver inga nya apparater, appar eller inköp. Driftsättningen görs med en kort kod från din telefon. Ditt eget nummer förblir detsamma.

När du får en stund över och öppnar e-posten väntar en färdig lista: vem som ringde, vad hen ville och vem du ska ringa tillbaka till. Inget samtal har gått förbi utan att registreras.