Hampaat kuntoon: ajanvaraus puhelimella ilman ruuhkaa

3D-hammaslääkäri hymyilee ja pitelee älypuhelinta hammaslääkärin tuolin vieressä

Hammaslääkärit ja suunterveyden palvelut. Vastaanotto saa selkeät tiedot.

Hammaslääkärivastaanotoilla suurin osa yhteydenotoista tulee edelleen puhelimitse: ajanvaraukset, peruutukset ja kysymykset hoidon ajankohdasta. Puhebotti voi auttaa ottamalla puhelut vastaan silloin, kun linja on varattu tai henkilökunta on hoitohuoneessa.

Puhebotti kerää perustiedot, kirjaa pyynnöt talteen ja ohjaa ne tiimille, joka tekee varsinaiset hoitopäätökset ja vahvistaa ajat.

Tilanne:

Kiputilanteet, lohjenneet hampaat ja kiireelliset ajanvaraukset ruuhkauttavat puhelinlinjan. Aikoja perutaan ja siirretään lyhyellä varoitusajalla, ja vastaanotto yrittää samaan aikaan täyttää tyhjiä paikkoja. Kaikki potilaat eivät jaksa jonottaa tai halua puhua vastaajalle. Henkilökunnan aika kuluu puhelinliikenteen hoitamiseen hoitohuoneiden lisäksi.

Ratkaisu:

Puhebotti voi vastata ajanvarausnumeroon esimerkiksi ruuhkapiikkien aikana tai iltaisin. Se pyytää nimen, yhteystiedot, lyhyen kuvauksen syystä (esim. tarkastus, suuhygienisti, särky) ja toivotun ajankohdan. Yhteydenottopyynnöt välitetään vastaanotolle sovitussa muodossa, jolloin tiimi voi täyttää vapaat ajat, käsitellä peruutukset ja kutsua potilaan hoitoon – hammaslääkäri tekee aina lopullisen hoitopäätöksen.

Tyypilliset käyttötapaukset

  • Uusi ajanvaraus: tarkastus, hammaskiven poisto tai muu toimenpide.
  • Kipupuhelut: potilas pyytää mahdollisimman pikaista aikaa, ja pyyntö kirjataan kiireellisenä jatkokäsittelyyn.
  • Peruutukset ja siirrot: varattu aika peruuntuu ja tilalle etsitään uusi ajankohta.
  • Yhteydenottopyynnöt: potilas pyytää soittoa esimerkiksi hoitosuunnitelmasta tai kustannusarviosta.

Miten Puhebotti toimii hammaslääkärin vastaanotolla?

  1. Potilas soittaa ajanvarausnumeroon. Puhebotti vastaa vastaanoton nimellä ja kertoo lyhyesti mitä tekee.
  2. Botti kerää tärkeimmät tiedot. Se kuuntelee, mistä on kyse, ja kysyy tarvittavat perustiedot ja toiveen ajasta.
  3. Tiimi käsittelee pyynnön. Vastaanotto saa selkeän yhteenvedon ja voi täyttää vapaita aikoja, soittaa takaisin ja sopia hoidon etenemisestä.

Tulokset, joita asiakkaasi tavoittelevat

  • Puhelinruuhka helpottuu ja potilaat saavat yhteyden myös kiireisinä hetkinä.
  • Vastaanotolla on parempi kokonaiskuva varaus- ja peruutuspyynnöistä.
  • Työntekijöiden aikaa vapautuu potilaiden kohtaamiseen hoitohuoneessa.
  • Peruutusajat on helpompi täyttää, kun pyynnöt on kirjattu talteen.

Suomalainen kumppani

Puhebottia kehitetään Suomessa. Saat paikallisen tuen ja nopean reagoinnin arjen muutoksiin.

Aloita 14 päivän ilmainen kokeilu
Ota yhteyttä asiakaspalveluun

Katso muita toimialakohtaisia ratkaisuja