Puhelinvaihde

Puhelinvaihde vai Puhebotti – kumpi sopii yrityksellesi?

Moni yritys hankkii perinteisen puhelinvaihteen, kun puhelut pitää reitittää usealle henkilölle tai tiimille. Toisaalta yhä useampi etsii ratkaisua, joka vastaa puheluihin 24/7, keskustelee soittajan kanssa ja toimittaa selkeät yhteenvedot sähköpostiin.

Tällä sivulla vertaillaan:

Perinteinen puhelinvaihde (PBX / mobiilivaihde): reitittää puhelut yrityksen sisällä
Puhebotti: älykäs puhelinvastaaja, joka hoitaa puhelun sisällön ja kirjaa olennaisen talteen

Mitä puhelinvaihde tekee?

Puhelinvaihde on monilinjainen puhelinjärjestelmä, jonka ydintehtävä on reitittää saapuvat puhelut oikeille henkilöille tai liittymiin yrityksen sisällä.

Tyypillisiä vaihteen ominaisuuksia:

valikko (“Paina 1 myynti, 2 tuki…”)
jonotus ja soiton siirrot
reititys osastoille / henkilöille / aukioloaikojen mukaan

Hyöty: kun oikea ihminen vastaa, asia ratkeaa nopeasti.
Haaste: jos kukaan ei ehdi vastata, puhelu jää jonoon, siirtyy vastaajaan tai katkeaa – ja tieto jää helposti “äänen varaan”.

Mitä Puhebotti tekee?

Puhebotti on yrityksesi hyväntuulinen älykäs puhelinvastaaja, joka:

vastaa puheluihin 24/7 suomeksi
keskustelee soittajan kanssa (esim. tilaukset, ajanvaraukset, muutokset, tarjouspyynnöt, soittopyynnöt)
kerää olennaiset tiedot ja toimittaa yhteenvedon sähköpostiin

Puhebotti voidaan ottaa käyttöön tyypillisesti soitonsiirrolla: puhelut ohjataan Puhebotin numeroon.

Ominaisuudet ja hyödyt – vertailu

Vertailukohta	Perinteinen puhelinvaihde	Älykäs vastaaja Puhebotti
Perustehtävä	Reitittää puhelut yrityksen sisällä	Vastaa ja hoitaa puhelun sisällön + kirjaa olennaisen talteen
Saatavuus	Riippuu siitä, ehtiikö joku vastata	Vastaa heti 24/7
Soittajan kokemus	Valikot, jonotus, siirrot	Keskustelu: soittaja tulee “palvelluksi” heti
Tiedonkeruu	Usein ihmisen muistin ja muistiinpanojen varassa	Nimi, numero, asia, kiireellisyys → selkeä yhteenveto sähköpostiin
Ruuhkat	Jono kasvaa, puheluita voi jäädä vastaamatta	Hoitaa useita puheluja yhtä aikaa (skaalautuvuus)
Käyttöönotto	Riippuu järjestelmästä	Tyypillisesti soitonsiirrolla käyttöön
Integraatiot	Usein saatavilla (CRM/Teams tms.)	Yhteenveto sähköpostiin heti; integraatiot mahdollisia myöhemmin

Milloin puhelinvaihde riittää?

Perinteinen puhelinvaihde toimii hyvin, jos:

teillä on selkeästi miehitetty myynti/tuki ja puheluihin ehditään vastata
pääasia on ohjata puhelu oikealle henkilölle (ei niinkään kerätä tietoa valmiiksi)

Milloin Puhebotti on parempi valinta?

Puhebotti on erityisen hyödyllinen, jos:

puhelut tulevat ruuhkissa tai “väärään aikaan” (aamut, lounas, ilta) ja osa puheluista jää vastaamatta
haluat, että yksikään yhteydenotto ei jää pimentoon, ja saat jokaisesta puhelusta kirjallisen yhteenvedon
puhelut sisältävät toistuvia asioita (ajanvaraukset, tilaukset, kysymykset, tarjouspyynnöt), jotka botti voi hoitaa keskustelemalla

Paras käytäntö monelle: vaihde + Puhebotti yhdessä

Moni yritys käyttää näitä yhdessä:

Aukioloaikana puhelinvaihde ohjaa puhelut tiimille
Kun linjat ovat varattuja / iltaisin / viikonloppuna, soitonsiirto ohjaa puhelut Puhebotille, joka kerää tiedot ja lähettää yhteenvedon sähköpostiin

Näin saat “parhaan molemmista”: reititys silloin kun tiimi ehtii, ja varma vastaus + dokumentointi silloin kun ei ehdi.

Haluatko testata käytännössä?

Puhebotti on helppo kokeilla: saat suomenkielisen älykkään puhelinvastaajan 24/7 ja näet, millaisia yhteenvetoja se tuottaa teidän oikeista puheluista.

Aloita 14 päivän ilmainen kokeilu

Usein kysytyt kysymykset

Puhelinvaihde vai Puhebotti

Voiko Puhebotti korvata puhelinvaihteen kokonaan?
Usein Puhebotti voi korvata vaihteen silloin, kun tärkeintä on, että kaikkiin puheluihin vastataan ja jokaisesta jää kirjallinen yhteenveto sähköpostiin. Jos taas tarvitsette monimutkaista sisäistä reititystä useille tiimeille, puhelinvaihde voi olla edelleen hyödyllinen.

Voiko Puhebotti toimia puhelinvaihteen rinnalla?
Kyllä. Tyypillinen malli on: aukioloaikana puhelut reititetään tiimille, ja ruuhka-aikoina tai aukiolojen ulkopuolella soitonsiirto ohjataan Puhebotille, joka hoitaa puhelun ja lähettää yhteenvedon sähköpostiin.

Mitä tietoja Puhebotti kerää puhelusta?
Älykäs puhelinvastaaja Puhebotti kerää keskustelun kannalta olennaiset tiedot, kuten soittajan asian, yhteystiedot (esim. puhelinnumero) ja tarvittavat lisätiedot (esim. ajanvarauksen toive). Tavoite on, että tiimillä on sähköpostissa selkeä yhteenveto ja seuraava askel.

Miten Puhebotti ottaa puhelut vastaan käytännössä?
Yleisin käyttöönotto tapahtuu soitonsiirrolla: yrityksen numero ohjaa puhelut Puhebotille valitussa tilanteessa (esim. aina / varattuna / aukioloaikojen ulkopuolella).

Mitä eroa on vastaajalla ja Puhebotilla?
Perinteinen vastaaja “tallentaa viestin”, josta sinun pitää käydä kuuntelemassa jokainen viesti erikseen läpi. Älykäs puhelinvastaaja Puhebotti keskustelee soittajan kanssa, kysyy tarkentavia kysymyksiä ja toimittaa keskustelusta yhteenvedon sähköpostiin, jotta asian hoitaminen on nopeampaa.

Toimiiko Puhebotti ajanvarauksissa ja tarjouspyynnöissä?
Kyllä. Älykäs Puhebotti voi hoitaa esimerkiksi ajanvaraukset, tilaukset, muutokset, reklamaatiot, kysymykset, tiedustelut, tarjouspyynnöt ja soittopyynnöt – ja lähettää yhteenvedon sähköpostiin. Integraatiot (esim. ajanvarauskalenteriin) voi tehdä myöhemmin.

Kumpi sopii teille?

Valitse puhelinvaihde, jos:

tärkeintä on puheluiden reititys yrityksen sisällä useaan numeroon
puheluihin ehditään vastata aukioloaikana
puhelut eivät kuormita työntekijöitä

Valitse älykäs Puhebotti, jos:

haluat että jokaiseen puheluun vastataan 24/7
haluat yhteenvedon sähköpostiin jokaisesta puhelusta
puhelut sisältävät toistuvia asioita (ajanvaraukset, tarjouspyynnöt, soittopyynnöt)
haluat että työntekijät eivät kuormitu puheluista ja ehtivät keskittymään työntekoon

Valitse molemmat, jos:

haluat reitityksen + varmistuksen ruuhkiin ja iltoihin (älykäs vastaaja Puhebotti toimii ihmisen tukena puheluiden hallinnassa)

Sanasto

Mitä termit tarkoittavat?

Puheluiden yhteenveto sähköpostiin: automaattinen tiivistelmä puhelun sisällöstä, jotta tiimi näkee heti mitä sovittiin.

Puhelinvaihde: järjestelmä, joka reitittää puhelut yrityksen sisällä.

Mobiilivaihde / PBX: vaihteen toteutustapa (pilvi / mobiili / paikallinen).

Älykäs puhelinvastaaja: ratkaisu, joka keskustelee soittajan kanssa ja kerää tiedot.

Puhebotti: Suomenkielellä puhuva puhebotti on tekoälyyn perustuva voice bot, joka vastaa yrityksesi puheluihin 24/7.
Lue Puhebotin usein kysytyt kysymykset.

Lue myös: perinteinen puhelinvastaaja vai Puhebotti?