Virtuaalinen sihteeri

Puhebotti vastaanottaa puhelut puolestasi

Puhebotti voi toimia henkilökohtaisena virtuaalisena sihteerinä, joka vastaanottaa puhelut silloin kun et ehdi tai halua vastata niihin itse. Se vastaa puheluun, keskustelee soittajan kanssa ja välittää sinulle yhteenvedon puhelusta.

Monelle yrittäjälle, asiantuntijalle tai johtajalle puhelut keskeyttävät työn jatkuvasti. Virtuaalinen sihteeri auttaa vähentämään keskeytyksiä ja varmistaa samalla, että yksikään tärkeä yhteydenotto ei jää huomaamatta.

Kun Puhebotti toimii virtuaalisena sihteerinäsi, puhelut voidaan hoitaa ammattimaisesti ilman että sinun tarvitsee olla jatkuvasti tavoitettavissa.

Puhelut hoituvat myös silloin kun et ehdi vastata

Työpäivän aikana puheluita voi tulla kokousten, asiakastapaamisten tai keskittymistä vaativan työn aikana. Virtuaalinen sihteeri vastaa puheluihin puolestasi ja varmistaa, että soittaja saa heti vastauksen.

Puhebotti voi kysyä esimerkiksi soittajan nimen, yhteystiedot ja asian tarkoituksen. Näin saat nopeasti käsityksen siitä, mistä yhteydenotossa on kyse.

Soittajalle kokemus on sujuva, eikä hänen tarvitse odottaa takaisinsoittoa ilman tietoa siitä, onko viesti mennyt perille.

Virtuaalinen sihteeri lähettää selkeän yhteenvedon jokaisesta puhelusta

Puhelun jälkeen Puhebotti lähettää sinulle yhteenvedon, josta näet nopeasti puhelun keskeiset tiedot. Yhteenvedosta selviää esimerkiksi kuka soitti, mitä asia koski ja millaisia jatkotoimia mahdollisesti tarvitaan.

Tämä auttaa priorisoimaan yhteydenotot. Voit palata tärkeisiin puheluihin silloin kun se sopii aikatauluusi, ilman että jokainen soitto keskeyttää työn.

Yhteenvedot auttavat myös pitämään asiakasviestinnän paremmin hallinnassa.

Vähemmän keskeytyksiä, enemmän työrauhaa

Virtuaalinen sihteeri auttaa vähentämään jatkuvia keskeytyksiä työpäivän aikana. Kun puhelut ohjautuvat ensin Puhebotille, voit keskittyä työhön rauhassa ja palata yhteydenottoihin myöhemmin.

Tämä on erityisen hyödyllistä esimerkiksi yrittäjille, konsulteille, asiantuntijoille ja johtajille, joiden työ vaatii keskittymistä.

Puhebotti toimii taustalla huolehtien siitä, että yhteydenotot eivät katoa, mutta sinun ei tarvitse keskeyttää työtäsi jokaisen puhelun vuoksi.

Virtuaalinen sihteeri – helppo ottaa käyttöön

Virtuaalisen sihteerin käyttöönotto on yksinkertaista. Puhelut voidaan ohjata Puhebotille esimerkiksi soitonsiirron avulla.

Tämän jälkeen Puhebotti vastaanottaa puhelut, kerää tarvittavat tiedot ja lähettää yhteenvedon sinulle. Voit käsitellä yhteydenotot silloin kun se sopii omaan aikatauluusi.

Kokeile Puhebottia käytännössä

Haluatko nähdä miten virtuaalinen sihteeri toimii käytännössä?

Voit kokeilla Puhebottia demossa ja nähdä, miten puhelu etenee.