Vastaaja

Puhelinvastaaja vai Puhebotti?

Puhelinvastaaja (vastaajapalvelu) on monelle tuttu tapa käsitellä vastaamattomat puhelut: kun et ehdi vastaamaan, puhelu siirtyy vastaajaan ja soittaja voi jättää viestin.

Yrityksille perinteinen vastaaja ei kuitenkaan aina riitä.
Moni soittaja ei viitsi jättää viestiä, viestit kuunnellaan viiveellä – ja tärkeät yhteydenotot saattavat kadota joukkoon.

Tällä sivulla käymme läpi:

  • mitä vastaaja tekee ja missä se toimii hyvin
  • mitkä ovat puhelinvastaajan tyypillisimmät ongelmat yrityksille
  • miten Puhebotti korvaa vastaajan ja parantaa palvelua
  • miten vaihdat käytännössä “puhelun siirto vastaajaan” → “puhelun siirto Puhebotille”

Miten vastaaja toimii?

Operaattorin vastaajapalvelu toimii yleensä näin:

  • kun et vastaa puheluun tai puhelin ei ole tavoitettavissa, puhelu siirtyy vastaajaan
  • soittaja kuulee tervehdyksen ja voi jättää viestin
  • saat ilmoituksen uudesta viestistä ja kuuntelet sen myöhemmin

Vastaaja käynnistyy yleensä, kun:

  • puhelimeen ei vastata tietyn ajan kuluessa
  • puhelin on kiinni tai ei verkon kuuluvuutta
  • liittymään on kytketty soitonsiirto vastaajaan

Vastaaja on siis automaattinen ”ääninauhuri” – se ei kuitenkaan kysy lisätietoja, luokittele viestejä tai ohjaa puhelua eteenpäin.

Vastaajan haasteet yrityksille

Perinteinen puhelinvastaaja toimii hyvin henkilökohtaisessa käytössä, mutta yrityksille siinä on useita haasteita.

1. Kaikki eivät jätä viestiä
Moni asiakas sulkee puhelun, kun vastaaja käynnistyy.
Tulos: “Soittaja ei jättänyt viestiä” – etkä tiedä, kuka soitti ja mitä asia koski.

2. Viestit kuunnellaan viiveellä
Vastaajaviestit kuunnellaan usein vasta päivän päätteeksi.
Tulos: hitaammat vastaukset, menetetyt liidit ja turhautuneet asiakkaat.

3. Tieto on äänen varassa
Viestit ovat epäselviä, nimi jäi kuulematta, puhuttiin nopeasti tai taustalla oli melua.
Tulos: asioiden selvittely vie ylimääräistä aikaa.

4. Ei priorisointia tai ohjausta
Vastaaja ei kysy, onko asia kiireellinen, eikä ohjaa viestiä oikealle henkilölle.
Tulos: samanarvoisina käsitellään sekä kiireettömät tiedustelut että kriittiset tilanteet.

5. Yhteistyö muun järjestelmän kanssa puuttuu
Vastaaja ei:

  • tee merkintää kalenteriin
  • kirjaa tietoja CRM:ään
  • lähetä sinulle valmiita yhteenvedoja

Siksi yhä useampi yritys korvaa puhelinvastaajan joustavammalla ratkaisulla – kuten Puhebotilla.

Puhebotti korvaa vastaajan – mitä se käytännössä tarkoittaa?

Puhebotti on “älykäs vastaaja”, joka vastaa puheluihin, keskustelee soittajan kanssa ja kerää oleelliset tiedot. Se ei ole pelkkä nauhuri, vaan aktiivinen apuri puheluiden käsittelyyn.

Kun puhelu siirretään Puhebotille:

  • soittaja ei kuule pelkkää vastaajatervehdystä, vaan vastauksen heti
  • botti esittää tarkentavat kysymykset (nimi, yhteystiedot, asia, kiireellisyys, mahdollinen ajankohta tms.)
  • tieto tallettuu selkeään, luettavaan muotoon (esim. sähköposti, integraatio)
  • sinä tai tiimisi voitte palata asiaan myöhemmin, kun se sopii aikatauluun

Voit ajatella Puhebottia vastaajan tilalle astuvana virtuaalisena sihteerinä:

• Vastaaja: “Jätä viesti äänimerkin jälkeen.”
• Puhebotti: “Hei, täällä Puhebotti. Kertoisitko nimesi ja lyhyesti, mitä asiasi koskee?”

Vastaaja vs Puhebotti – vertailu

TehtäväPerinteinen vastaajaPuhebotti
VastausNauhoitettu tervehdyssanomaOikeaa puhetta muistuttava, vuorovaikutteinen vastaus
TiedonkeruuVapaa ääniviestiStrukturoitu: nimi, asia, kiireellisyys, yms.
JatkokäsittelySinun kuunneltava ja tulkittavaSaat valmiin yhteenvedon tai kirjauksen
PriorisointiEi priorisointiaBotti voi merkitä kiireelliset tapaukset erikseen
SaatavuusVastaa kun soitonsiirto käynnistyyVastaa heti – myös päivä, ilta, viikonloppu
YhdistettävyysEi integraatioitaVoidaan integroida muihin järjestelmiin

Puhelun siirto vastaajasta Puhebotille

Teknisesti muutos on usein hyvin pieni:

  1. Aiemmin:
    • soitonsiirto on tehty operaattorin vastaajanumeroon (puhelun siirto vastaajaan)
  2. Jatkossa:
    • soitonsiirto tehdään Puhebotin numeroon

Käytännössä:

  • et enää siirrä puhelua vastaajaan
  • vaan ohjaat puhelut Puhebotille, joka hoitaa “vastaajatyön” paremmin

Tarkemmat ohjeet itse soitonsiirtoon löydät sivulta:
Soitonsiirto toiseen numeroon

Esimerkki: miten vaihto tehdään käytännössä

  1. Käytössäsi on nyt:
    • puhelinvastaaja operaattorilta (esim. Elisa, DNA, Telia)
    • puhelut siirtyvät vastaajaan, kun et vastaa
  2. Otat Puhebotin käyttöön:
    • saat Puhebotin numeron käyttöönotossa
  3. Muokkaat soitonsiirron asetuksia:
    • puhelimesi soitonsiirto → vastaajan numero → vaihdetaan Puhebotin numeroon
    • voit valita: siirretäänkö kaikki puhelut vai vain osa (esim. kun et vastaa)
  4. Testaat:
    • soita omaan numeroosi toisesta puhelimesta
    • varmista, että Puhebotti vastaa ja kirjaa tiedot
  5. Vastaaja jää varalle tai kokonaan pois käytöstä:
    • voit halutessasi pitää vastaajan kytkettynä vain hätävarana
    • tai poistaa vastaajasiirrot kokonaan ja luottaa Puhebottiin

Vastaaja, soitonsiirto ja palvelunumerot – miten ne liittyvät yhteen?

Tyypillinen nykyratkaisu yritykselle:

  1. Yrityksellä on palvelunumero (esim. 010- tai 0800-numero).
  2. Numero ohjataan soitonsiirrolla Puhebotille.
  3. Puhebotti vastaa puheluihin – vastaaja ei ole enää pääroolissa.

Jos haluat syventää kokonaisuutta:

Usein kysyttyä: Vastaaja ja Puhebotti

Korvaako Puhebotti kokonaan vastaajan?
Useimmissa tapauksissa kyllä. Voit ohjata puhelut suoraan Puhebotille ja lopettaa vastaajaviestien kuuntelun. Tarvittaessa vastaaja voi toki olla varalla.

Mitä hyötyä on siitä, että Puhebotti korvaa vastaajan?
Saat enemmän yhteydenottoja talteen, tiedot ovat selkeässä muodossa ja kiireelliset asiat löytyvät helpommin. Lisäksi yrityksesi näyttää ulospäin aina tavoitettavalta.

Onko Puhebotti vaikeampi ottaa käyttöön kuin vastaaja?
Ei. Teknisesti kyse on usein samasta toimenpiteestä kuin puhelun siirto vastaajaan – vain numeroksi asetetaan Puhebotti.

Katso myös

Kokeile Puhebottia ilmaiseksi

Tutustu miten Puhebotti voi auttaa hallitsemaan puheluita 24/7

Puhebotti käyttöön – Aloita ilmainen 14 päivän kokeilu