Käyttöönotto ja testaus

Tällä sivulla käydään läpi, miten Puhebotti otetaan käyttöön käytännössä.
Tavoite on, että saat ratkaisun nopeasti pystyyn ilman teknistä stressiä.

Käyttöönotto koostuu käytännössä neljästä askeleesta:

  1. päätetään, mihin numeroon asiakkaat soittavat
  2. asetetaan soitonsiirto Puhebotille
  3. testataan muutama puhelu
  4. kerrotaan asiakkaille selkeästi, miten puhelut nyt hoidetaan

Mitä tarvitset valmiiksi?

Ennen kuin aloitat, on hyvä miettiä muutama perusasia:

  • Yrityksesi numero
    • käytätkö nykyistä numeroa (esim. matkapuhelin tai 010-numero), vai
    • otatko erillisen palvelunumeron ajanvaraukselle / asiakaspalvelulle?
  • Missä tilanteissa Puhebotti vastaa?
    • aina,
    • vain ruuhkassa,
    • tai aukioloaikojen ulkopuolella (ilta, viikonloppu)
  • Mitä tietoja haluat Puhebotin keräävän?
    • vähintään nimi ja yhteystiedot
    • asia lyhyesti
    • halutessa: kiireellisyys, toivottu aika, osoite tms.

Näiden ei tarvitse olla täydellisiä – tärkeintä on, että on karkea näkemys, miten haluat puhelut hoituvan.

Vaihe 1: Puhebotti ja tervetuloteksti

Käyttöönotossa määritellään ensin, mitä Puhebotti sanoo puhelun alussa ja mitä se kysyy.

Tyypillinen aloitus:

“Hei, täällä Puhebotti [Yrityksen nimi]ltä.
Autan sinua, kun emme ehdi vastata itse puhelimeen.
Aloitetaan nimestäsi, kertoisitko sen ensin? ”

Tämän jälkeen botti voi kysyä esimerkiksi:

  • nimen
  • puhelinnumeron
  • lyhyen kuvauksen asiasta
  • mahdollisen toivotun ajan / toimenpiteen

Vaihe 2: Päätä, milloin Puhebotti vastaa

Tyypillisiä malleja:

  1. Botti aina ensin
    • kaikki puhelut ohjataan suoraan Puhebotille
    • hyvä, jos suurin osa puheluista on ajanvarauksia tai viestin jättöä
  2. Minä ensin, botti sitten
    • puhelut soivat ensin sinun/tiimisi puhelimessa
    • jos kukaan ei vastaa tietyn ajan kuluessa (esim. 20 s), puhelu siirtyy Puhebotille
  3. Päivä itse, ilta/yö botti
    • työaikana vastaatte itse
    • työajan ulkopuolella soitonsiirto vie puhelut suoraan Puhebotille

Kun olet valinnut mallin, on aika kytkeä soitonsiirto.

Vaihe 3: Ohjaa puhelut Puhebotille (soitonsiirto)

Soitonsiirto voidaan tehdä:

Perusajatus on sama:

Asiakas soittaa valitsemaasi numeroon → soitonsiirto ohjaa puhelun Puhebotille → Puhebotti vastaa.

Käytä apuna näitä ohjeita:

Vaihe 4: Testaa Puhebotti puhelulla

Ennen kuin julkaiset asiakkaille, tee vähintään 2–3 testipuhelua:

  1. Yleinen testipuhelu
    • soita numeroon, josta puhelut on siirretty Puhebotille
    • anna botin hoitaa koko dialogi
    • tarkista, että yhteenvedossa näkyvät: nimi, numero, asia
  2. Ajanvaraus- tai huoltotestipuhelu
    • näyttele oikeaa asiakastilannetta
    • tarkista, että kaikki sinulle tärkeät kysymykset tulevat esiin
    • tarvittaessa muokkaa skriptiä
  3. Ruuhka-/ei-vastausta -testi
    • laita puhelin “varatuksi” tai älä vastaa
    • varmista, että soitonsiirto laukeaa oikein ja Puhebotti ottaa puhelun

Jos jokin ei toimi, käytännössä syy löytyy lähes aina:

  • soitonsiirron asetuksista, tai
  • väärästä / puuttuvasta numerosta

Vaihe 5: Kerro asiakkaille, miten puhelut nyt toimivat

Kun Puhebotti on testattu, kerro lyhyesti asiakkaillesi:

  • miksi Puhebotti on käytössä (että kukaan ei jää ilman vastausta)
  • mitä botti tekee (ottaa viestin ja välittää sen eteenpäin)
  • miten ja milloin te palaatte asiaan

Esimerkiksi:

“Jos emme ehdi vastaamaan puhelimeen, Puhebotti ottaa yhteydenottosi vastaan.
Botti kysyy nimen, numeron ja asian, ja palaamme sinulle mahdollisimman pian.”

Voit lisätä tämän tekstin:

  • yhteystiedot-sivulle
  • ajanvaraus-sivulle
  • toimialakohtaisille sivuille (autohuolto, isännöinti, LVI, majoitus jne.)

Yleisimmät kysymykset käyttöönotosta

Onko Puhebotin käyttöönotto teknisesti vaikeaa?
Ei. Teknisesti kyse on yleensä samasta toimenpiteestä kuin puhelun siirto vastaajaan – vain numero vaihdetaan Puhebotin numeroksi.

Tarvitsenko uuden numeron?
Et välttämättä. Voit käyttää nykyistä numeroasi ja siirtää puhelut Puhebotille.
Jos haluat erillisen numeron ajanvaraukseen tai asiakaspalveluun, voit ottaa käyttöön palvelunumeron.

Voinko vaihtaa asetuksia myöhemmin?
Kyllä. Voit muuttaa esim. sitä, milloin Puhebotti vastaa (aina / ruuhkassa / iltaisin).

Linkit muihin ohjeisiin