Ajanvaraus puhelimitse ja Puhebotti

Miten ajanvarauksen puhelimitse saa toimimaan?

Monen yrityksen arki pyörii ajanvarauksen ja puheluiden ympärillä:

Yhteistä näille toimialoille on se, että asiakkaat tarttuvat mieluiten puhelimeen – ja silloin Puhebotti voi ottaa varaukset, muutokset ja viestit vastaan silloinkin, kun sinä et ehdi vastaamaan.

Yleisin malli on yhä ajanvaraus puhelimitse. Se on asiakkaalle luonteva – mutta yritykselle helposti kuormittava:

  • puhelut soivat kesken työn
  • ruuhka-aikana kukaan ei ehdi vastaamaan
  • vastaajaan ei jätetä viestiä, tai viesti jää kuuntelematta

Tälle sivulle on koottu:

  • miten puhelinajanvaraus yleensä toimii
  • missä se tyypillisesti jumittaa
  • miten Puhebotti hoitaa ajanvarauspuhelut ja mitä se käytännössä kysyy
  • miten otat ratkaisun käyttöön askel askeleelta

Perinteinen ajanvaraus puhelimitse – ongelmakohdat

1. Puheluruuhka tiettyyn aikaan
Aamuisin ja heti lounaan jälkeen linja menee tukkoon. Kaikki yrittävät soittaa samaan aikaan.

2. Keskeytykset keskellä työtä
Kun teet itse hoitoa, keikkaa tai asiakastyötä, puhelin soi silti.
Jos vastaat, työ keskeytyy. Jos et vastaa, asiakas saattaa soittaa muualle.

3. Viestit lappusilla ja muistissa
Varaukset kirjataan helposti vihkoon, kalenterin marginaaliin tai muistilapulle.
Virheiden riski kasvaa: väärä päivä, väärä kellonaika, väärä nimi.

4. Vastaaja ei riitä
Osa asiakkaista ei jätä viestiä ollenkaan.
Toiset puhuvat nopeasti tai epäselvästi – et kuule nimeä tai yhteystietoja kunnolla.

Miten Puhebotti hoitaa ajanvarauksen puhelimitse?

Puhebotti toimii kuin virtuaalinen ajanvarausassistentti. Se:

  1. vastaa puheluun heti – myös silloin, kun et itse ehdi
  2. kysyy tärkeimmät tiedot:
    • nimi
    • puhelinnumero
    • lyhyt kuvaus asiasta
    • mahdollinen toivottu ajankohta (aamu/päivä/ilta, viikonpäivä tms.)
  3. kirjaa tiedot selkeästi ja lähettää ne sinulle (esim. sähköpostilla)
  4. voit sen jälkeen:
    • vahvistaa ajan
    • ehdottaa muuta ajankohtaa
    • soittaa takaisin, kun sinulle sopii

Puhebotti ei ole pelkkä nauhuri, vaan ohjattu keskustelu, jossa kaikki oleellinen tulee kysyttyä samalla tavalla joka kerta.

Esimerkki: Ajanvaraus Puhebotin kautta

Asiakas soittaa yrityksesi numeroon (esim. 010- tai 0800-palvelunumero, tai tavallinen matkapuhelinnumero).

  1. Puhelut on ohjattu soitonsiirrolla Puhebotille.
  2. Puhebotti vastaa esimerkiksi näin:

“Hei, täällä on Puhebotti [Yrityksen nimi]ltä. Haluatko varata ajan vai kysyä jostain muusta asiasta?”

  1. Asiakas vastaa: “Haluan varata ajan hierontaan.”
  2. Botti kysyy:
    • nimen
    • numeron (jos eri kuin soittavan puhelimen numero)
    • lyhyen kuvauksen (esim. “niskahartiaseutu, ensikäynti”)
    • toiveen ajankohdasta (esim. viikonpäivä / klo-aika)
  3. Lopuksi Puhebotti kertoo, että otatte yhteyttä ja vahvistatte ajan.
  4. Sinulle tulee selkeä yhteenveto:
    • “Ajanvaraus: nimi, numero, toive, lisätiedot.”

Miten otan tämän käyttöön?

Lyhyesti:

  1. Ota Puhebotti käyttöön ja määrittele, mitä tietoja ajanvarauksesta haluat (esim. “vapaa kuvaus” vs. tarkemmat kysymykset).
  2. Päätä, mikä numero on ajanvarausnumero:
    • nykyinen yritysnumero
    • erillinen palvelunumero (esim. 010 / 0800)
  3. Kytke soitonsiirto Puhebottiin
  4. Testaa muutama puhelu
    • soita itse
    • pyydä kollegaa tai ystävää testaamaan
  5. Lisää tieto verkkosivuille
    • kerro selkeästi, että ajan voi varata puhelimitse, ja että Puhebotti vastaa tarvittaessa.

Katso myös

Kokeile Puhebottia ilmaiseksi

Tutustu miten Puhebotti voi auttaa hallitsemaan puheluita 24/7

Puhebotti käyttöön – Aloita ilmainen 14 päivän kokeilu